In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den unterschiedlichen
Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit potenziellen Arbeitgebern,
denen Sie mit Ihrer Bewerbung Ihre Mitarbeit anbieten. Sie erfahren hier
...
Bei der geeigneten Wahl
des jeweiligen Kontaktmediums spielen nicht nur Faktoren wie
Branche, Berufsbezeichnung, Berufsumfeld, Firmenphilosophie u.ä.
eine Rolle, sondern natürlich auch Ihre eigenenVorlieben und
Stärken hinsichtlich Ihres persönlichen
Kommunikationsverhaltens. Überlegen Sie sich daher, welche der
folgenden Kontaktmöglichkeiten Ihnen besonders liegen, um
diese dann im Zuge Ihrer Bewerbungsstrategien verstärkt
einzusetzen.
Persönlicher Bewerbungskontakt
Einen persönlichen Bewerbungskontakt stellen Sie her, um möglichen
Arbeitgebern in einem unmittelbaren Gespräch Ihre Mitarbeit anzubieten.
Dieser direkte persönliche Kontakt ist im Zuge Ihrer Arbeitssuche in
folgenden Situationen anwendbar:
* Wenn Sie im Vorfeld Ihrer Initiativbewerbung
vor Ort Adressen und Informationen von in Frage kommenden
Unternehmen recherchieren (zB im Rahmen eines
Firmenspaziergangs)
* Wenn Sie – wie in vielen Berufen und
Branchen (Gastronomie, Handel, Lager ...) üblich – allen
entsprechenden Firmen in Ihrem Einzugsgebiet gleich unmittelbar
einen persönlichen Besuch abstatten, um dabei Ihre Mitarbeit
anzubieten
* Wenn Sie in einer Stellenausschreibung
(Inserat, Stellenaushang) dazu aufgefordert werden, sich gleich
persönlich (oft zu einer vorgegebenen Zeit) vorzustellen
* Wenn Sie auf Messen und/oder Firmenveranstaltungen
persönlichen Kontakt zu Repräsentanten von Unternehmen, die für
Sie interessant sein könnten, herstellen
Auch wenn die Situationen, in denen Sie möglichen Arbeitgebern
persönlich gegenüber stehen, sehr unterschiedlich sein können (s.o.),
sollten Sie dennoch in jedem Fall die folgenden Tipps beherzigen:
* Tragen Sie in
derartigen Situationen immer ein Outfit, wie in einem
Vorstellungsgespräch. Vor allem, wenn Sie sich für ein
Berufsfeld bewerben, in dem Repräsentation und/oder
Kundenkontakt einen hohen Stellenwert einnehmen, legen Sie mit
Ihrer passenden äußeren Erscheinung bereits eine erste wichtige
Arbeitsprobe ab.
*
Bereiten Sie sich auf einen persönlichen Kontakt ähnlich
gut vor, wie Sie das auch vor einem Vorstellungsgespräch
tun würden. Überlegen Sie sich also auch, mit welchen Fragen
Sie konfrontiert werden könnten und wie Sie diese überzeugend
beantworten. Bereiten Sie aber auch jene Fragestellungen &
Themenbereiche vor, zu denen Sie selber Informationen einholen
wollen.
* Am besten
nehmen Sie bei einer persönlichen Kontaktaufnahme gleich Ihre
gesamte Dokumentenmappe mit, damit Sie – im Falle eines
ausführlicheren Gesprächs – Ihre Aussagen gleich mit den
entsprechenden Bestätigungen belegen können. In jedem Fall
sollten Sie jedoch Ihren Lebenslauf (ergänzt mit den
angestrebten Einsatzbereichen) zur Hand haben, den Sie Ihren
Gesprächspartnern bei Interesse überreichen können.
* Ihr
vorrangiges Ziel bei einer persönlichen Kontaktaufnahme sollte
es stets sein, den Personalverantwortlichen eines Unternehmens
ausfindig zu machen, um mit diesem direkt ein (Vorstellungs-)
Gespräch zu führen oder zumindest einen weiterführenden
Gesprächstermin zu vereinbaren.
*
Beachten Sie jedoch auch, dass eine unangekündigte persönliche
Kontaktaufnahme nicht in jedem Fall erwünscht bzw. überhaupt
möglich sein kann. Vor allem in höher qualifizierten
Berufsfeldern und/oder größeren Unternehmen werden Sie mit
dieser Art der Kontaktaufnahme eher Überraschung und
Verwunderung hervorrufen. Wenn Sie dieses Risiko dennoch
eingehen möchten, bereiten Sie am besten eine individuell auf
das jeweilige Unternehmen abgestimmte Bewerbungsmappe
vor, die Sie hinterlegen, falls Sie nicht persönlich vom
Personalverantwortlichen empfangen werden können.
* Falls auch zu
einem späteren Zeitpunkt kein persönliches Gespräch möglich ist
und Ihre Unterlagen nicht in Evidenz genommen werden, können Sie
noch versuchen, Ihre Gesprächspartner zumindest als
Informationsquelle (zB für andere freie Stellen innerhalb der
Branche) zu nutzen.
Telefonischer Bewerbungskontakt
Ebenso schnell, wie ein telefonischer Kontakt hergestellt werden
kann, ist er auch schon wieder beendet, falls Sie sich nicht ausreichend
darauf vorbereitet haben. Damit Ihnen das nicht passiert, eignen Sie
sich anschließend Informationen zu folgenden Themenschwerpunkten an:
* In welchen
Situationen Sie mit einem Telefonkontakt im Zuge Ihrer
Arbeitssuche punkten können
* Wie Sie sich optimal auf ein
Telefonat vorbereiten
* Welche
Tipps Sie
beim Telefonieren beachten sollten
Obwohl man in einem Telefonkontakt im Vergleich zur schriftlichen
Bewerbung wesentlich mehr Informationen über die eigene
Person/Persönlichkeit transportieren kann, schrecken viele Bewerber vor
diesem Bewerbungsmedium zurück.
Vor allem die Angst davor, abgewiesen zu werden oder nicht (rechtzeitig)
die richtigen Worte bzw. Antworten zu finden und dadurch dann schon im
Erstkontakt einen schlechten Eindruck zu hinterlassen, hält zahlreiche
Bewerber davon ab, mit potenziellen Arbeitgebern gleich telefonischen
Kontakt herzustellen. Dabei könnte man vor allem in Berufen, in denen
vor allem kommunikative Kompetenzen (Wortgewandtheit,
Überzeugungsstärke, Verhandlungsgeschick ...) zählen, bereits am Telefon
mit einer ersten Arbeitsprobe nachhaltig punkten.
In welchen Situationen Sie das Telefon sinnvoll einsetzen können
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Bewerbungschancen mit
Hilfe des Telefons positiv zu beeinflussen. So können Sie im Rahmen
Ihrer Arbeitssuche in folgenden Situationen zum Hörer greifen:
* Sie
recherchieren im Rahmen einer Initiativbewerbung
Unternehmensdaten für ein maßgeschneidertes Bewerbungsschreiben
*
Sie holen im Vorfeld einer Inseratbewerbung - über das
Inserat hinausgehende - Informationen ein
*
Sie bewerben sich telefonisch aus Eigeninitiative oder auf ein
konkretes Stelleninserat
*
Sie werden nach einer schriftlichen Bewerbung vom
Personalverantwortlichen angerufen, der gleich am Telefon erste
Fragen mit Ihnen klären möchte
*
Sie versuchen über einen Telefonkontakt mit dem
Personalverantwortlichen das Bewerbungsverfahren abzukürzen und
- auch ohne vorherige schriftliche Bewerbung - gleich direkt zu
einem Gespräch eingeladen zu werden
*
Sie erkundigen sich nach dem Versenden Ihrer Bewerbung oder nach
einem Vorstellungsgespräch über den aktuellen Bewerbungsstand
*
Sie erkundigen sich nach einer Absage beim Personalentscheider
nach den ausschlaggebenden Ursachen bzw. ersuchen gegebenenfalls
um eine Evidenznahme Ihrer Unterlagen
*
Sie halten nach der Evidenznahme Ihrer Unterlagen weiterhin den
Kontakt, indem Sie sich in regelmäßigen Intervallen telefonisch
nach dem Stand der Dinge erkundigen ...
Wir beziehen uns im
folgenden vor allem auf die Situation der telefonischen
Initiativbewerbung, wenngleich die meisten Punkte auch für die anderen
Telefon-Situationen grundlegend sind.
Wie Sie sich optimal auf ein Telefonat vorbereiten
Wie bereits weiter oben beschrieben, bieten sich Ihnen zahlreiche
Gelegenheiten, im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses zum Telefon zu
greifen. Der Telefonkontakt kann aber nicht nur Ihre Bewerbungschancen
erhöhen, sondern prinzipiell auch zu einem vorzeitigen Ausscheiden
führen. Viele Personen scheitern vor allem wegen unzureichender
Vorbereitung bzw. mangelnder Routine.
Wenn Ihnen das Telefonieren persönlich
schwer fällt oder wenn Sie darin ungeübt sind, dieses Medium aber
dennoch im Zuge Ihrer Arbeitssuche einsetzen wollen, spielen Sie die
entsprechende Telefonsituation vorher mit Freunden oder Bekannten
wiederholt auf Rollenspiel-Basis durch und zeichnen Sie diese Gespräche
für anschließende Analysen auf. Auch im Rahmen eines "Persönlichen
Coachings" können Sie bei uns ein professionelles Telefontraining in
Anspruch nehmen.
Natürlich gilt auch beim Telefonieren: "Eine gute Vorbereitung
ist bereits der halbe Erfolg!" – Bereiten Sie sich also auf folgende
Punkte vor, noch bevor Sie zum Telefonhörer greifen:
*
Versuchen Sie, bereits im Vorfeld Ihres Telefonats möglichst
viele Informationen über das jeweilige Unternehmen zu
recherchieren. Lassen Sie dieses Wissen dann auch in Ihr
Gespräch einfließen; dadurch erwecken Sie einen motivierten und
besonders interessierten Eindruck.
*
Wählen Sie für Ihr Telefonat einen Zeitpunkt, an dem Sie
selber in guter Stimmung sind. Idealerweise sind Sie vor dem
Gespräch ruhig, ausgeglichen und optimistisch gestimmt.
*
Bereiten Sie im Vorfeld Ihres Telefonats eine ruhige und
störungsfreie Umgebung vor (keine irritierenden
Hintergrundgeräusche!), damit Sie im Gesprächsverlauf durch
nichts abgelenkt werden.
*
Halten Sie immer Ihren Lebenslauf und – falls vorhanden – ein
aktuelles Bewerbungsschreiben bereit, für den Fall, dass bereits
im Telefonat Fragen zu Ihrem Werdegang gestellt werden.
* Erarbeiten Sie ein
"Telefonskript", in dem sämtliche Punkte und Fragen enthalten
sind, die Sie selber während des Telefonats thematisieren
wollen.
*
Bereiten Sie eine knappe und überzeugende Kurzvorstellung Ihrer
relevantesten Qualifikationen sowie Ihrer größten beruflichen
Erfolge vor. Mit 2-4 Sätzen sollten Sie anschaulich Auskunft
darüber geben, inwiefern Sie als Mitarbeiter für das jeweilige
Unternehmen besonders wertvoll sein können.
*
Überlegen Sie sich schon im Vorfeld des Telefonats,
welche Einwände von Ihrem Gesprächspartner kommen könnten und
wie Sie diesen begegnen.
*
Legen Sie sich Ihren Terminkalender zurecht, um auf
Terminvereinbarungen vorbereitet zu sein. Überlegen Sie sich
auch, welche Termine Sie - bei Bedarf - selber aktiv anbieten
können.
Wie Sie zu den Entscheidungsträgern durchdringen
Vielleicht werden Sie bereits aus eigener Erfahrung bestätigen
können, dass es oft nicht einfach ist, die personalverantwortlichen
Personen telefonisch zu erreichen. Oft haben Sekretärinnen auch im
telefonischen Vorfeld der Personalentscheider die ausdrückliche Order,
nur bestimmte Anrufe durchzustellen und den Rest möglichst
"abzublocken".
Damit Sie in Ihren Telefonaten auch diese Barrieren zu den
Personalverantwortlichen leichter überwinden können, haben wir Ihnen
folgende Tipps und Empfehlungen zusammengestellt:
*
Eruieren Sie – falls noch nicht bekannt - bereits im Vorfeld
Namen, Titel und Funktionen Ihrer Gesprächspartner; am besten
durch einen Anruf in der Telefonzentrale, wo diese Auskünfte in
der Regel ohne weiteres erteilt werden.
*
Rufen Sie entweder frühmorgens (vor 8 Uhr) oder am
späteren Nachmittag (nach 17 Uhr) an. Auch am Freitag Nachmittag
und fallweise auch am Wochenende besteht die Chance, dass die
Personalverantwortlichen (bereits/noch) im Haus sind und einen
Anruf unmittelbar persönlich entgegennehmen, da die
Sekretärinnen (noch) nicht (mehr) im Büro sind.
*
Wenn Sie mit Ihrem Anruf im Sekretariat landen,
signalisieren Sie auch und gerade den Sekretärinnen Respekt (mit
Namen ansprechen!), Anerkennung und Freundlichkeit. Von deren
Entgegenkommen hängt es oft ab, ob es überhaupt zu
weiterführenden Gesprächen kommt ...
*
Äußern Sie dem Sekretariat gegenüber mit höflicher aber
bestimmter und selbstsicherer Stimme den Wunsch, mit Herrn/Frau
(Titel) XY verbunden zu werden. Diese Aufforderung sollte genau
so klingen, als ob Sie sich ganz sicher sind, ohne weiteres
durchgestellt zu werden.
*
Sobald die Sekretärinnen erfahren möchten, in welcher
Angelegenheit Sie anrufen, erwähnen Sie bei einer telefonischen
Initiativbewerbung (!) nichts von Ihrer Bewerbung. Sagen Sie
stattdessen, dass es sich um eine persönliche Angelegenheit, ein
persönliches (Informations-)Gespräch, ein Marketingprojekt (denn
um ein solches- geht es ja in Ihrer Bewerbung) u.ä. handelt.
Bereiten Sie sich vor allem genau auf diese Frage
besonders gut vor!
*
Wenn Sie bei bestimmten Sekretärinnen dennoch nicht
"durchkommen", versuchen Sie einen Anruf um die Mittagszeit –
vielleicht treffen Sie dann auf eine leichter zu
"überwindende" Vertretung.
*
Wenn Ihre Zielperson im Moment nicht zu sprechen ist,
lassen Sie sich einen konkreten Alternativ-Zeitpunkt nennen, zu
dem Sie diese (eher) erreichen können. Dem Wunsch nach Rückruf
wird - sogar trotz Zusage - nur all zu oft leider nicht
entsprochen ...
*
"Wenn alle Stricke reißen", schreiben Sie dem
Personalverantwortlichen eine/n Brief/Nachricht (mit dem Vermerk
"persönlich"), in dem/der Sie um ein Gespräch ersuchen und Ihre
diesbezügliche telefonische Kontaktaufnahme ankündigen. Wenn Sie
dann von der Sekretärin gefragt werden, in welcher Angelegenheit
Sie anrufen, beziehen Sie sich auf Ihr Schreiben oder sagen
einfach nur: "Herr/Frau (Titel) XY erwartet meinen Anruf!"
*
Spielen Sie auch hier bereits im Vorfeld alle möglichen
Einwände und "Abwimmelversuche" im Rollenspiel mehrmals konkret
durch. Legen Sie sich dabei für alle Situationen eine knappe,
überzeugende und selbstbewusste Reaktion zurecht, die Sie im
Ernstfall sofort abrufen und anwenden können.
Bei allen diesen Tipps und Tricks, die Ihnen den erfolgreichen
Telefonkontakt erleichtern, sollten Sie sich eines Umstandes stets
bewusst sein: Auch wenn Sie optimal vorbereitet sind und perfekt
telefonieren, werden Sie mit Ihrem Anliegen in vielen Fällen dennoch
abgewiesen werden. Bei telefonischen Initiativbewerbungen sind lediglich
ca. 5-10% aller Telefonkontakte erfolgreich. Sobald Sie jedoch auf
diesem Wege ein Vorstellungsgespräch erwirken können, genießen Sie ab
diesem Zeitpunkt den Vorteil einer deutlich geringeren Konkurrenz mit
anderen Bewerbern ...
Wie Sie am Telefon den richtigen Ton finden
Im Vergleich zum persönlichen Kontakt können Sie Ihr Gegenüber in
einem Telefongespräch nicht sehen, wodurch akustischen Signalen
automatisch eine stärkere Bedeutung zukommt. Während eines Telefonats
sollten Sie deshalb folgende Empfehlungen besonders beachten:
*
Stellen Sie sich nach einer freundlichen Begrüßung immer zuerst
höflich mit Namen vor.
*
Erkundigen Sie sich gleich zu Gesprächsbeginn, ob Ihr
Gegenüber gerade Zeit für ein kurzes Gespräch hat. Bei Zeit- und
Termindruck schlagen Sie am besten gleich selber einen weiteren
konkreten Termin für ein alternatives Telefonat vor oder
erkundigen sich freundlich nach einem günstigeren Zeitpunkt für
einen neuerlichen Anruf.
*
Notieren Sie sich den Namen (und Titel) Ihres
Gesprächspartners (z.B. in Ihrem Telefonskript) und sprechen Sie
Ihr Gegenüber auch hin und wieder namentlich an.
*
Beobachten Sie Ihre Körpersprache im Spiegel und
lassen Sie Ihrer Mimik und Gestik ruhig freien Lauf – auch Ihre
Stimme und Ihr Tonfall werden auf diesem Weg überzeugender.
*
Lächeln Sie während des Gesprächsverlaufs. Ihre
Gesprächspartner können dieses Lächeln (auch unbewusst) aus
Ihrem Tonfall heraushören, was Ihnen zusätzliche Sympathiepunkte
einbringt.
*
Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie präzise. Halten
Sie sich immer das eigentliche Ziel des Telefonats vor Augen:
die Terminvereinbarung zu einem weiterführenden persönlichen
Gespräch. Um zu einer derartigen Einladung zu kommen, müssen Sie
auch mit Ihrer Kurzvorstellung das Interesse Ihres
Gesprächspartners wecken können.
*
Signalisieren Sie stets Selbstbewusstsein! Fragen Sie
wann Ihr Telefonpartner Zeit für ein persönliches
Informationsgespräch hat und nicht, ob Sie einen Termin
für ein Vorstellungsgespräch bekommen können (dabei handeln Sie
sich deutlich leichter ein "Nein" ein). Vielleicht machen Sie
auch gleich selber aktiv einen Vorschlag, wie z.B. Ihre
Unterlagen zu einem Zeitpunkt, an dem Sie ohnehin in der Nähe
sind, gleich persönlich vorbei zu bringen ...
*
Wenn Sie weder ein persönliches Gespräch, noch eine
Evidenzhaltung erwirken können, versuchen Sie Ihre
Gesprächspartner zumindest als Informationsquelle (zB zu anderen
freien Stellen innerhalb der Branche) zu nutzen ...
Schriftlicher Bewerbungskontakt
Im direkten Vergleich zur persönlichen und telefonischen
Kontaktaufnahme (siehe oben) stellt die schriftliche Bewerbung
sicher die am häufigsten angewandte Bewerbungsform dar. Durch die
Entwicklung und Verbreitung moderner Kommunikationstechnologien
entstanden in den letzten Jahren neben der herkömmlichen Postsendung
auch zusätzliche Kanäle für die schriftliche Bewerbung. Lesen Sie in
diesem Kapitel, was zu berücksichtigen ist, wenn Sie ...
Sofern in der Stellenausschreibung nicht ausdrücklich die
Möglichkeit einer
Internet-Bewerbungen favorisiert/bevorzugt wird (wie heutzutage -
nicht nur - im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologien
[IKT] üblich), können Sie - sofern Sie über die entsprechenden
Adress-Kontaktdaten verfügen, nach wie vor eine Briefpost-Bewerbung
versenden. Auch wenn dieser "Verteilungs-Kanal" für Bewerbungen an
Bedeutung ständig verliert, werden Sie auch in den nächsten Jahren in
vielen Fällen Ihre Bewerbungsunterlagen noch per Post übermitteln
können.
Da auch beim Versenden von Bewerbungsunterlagen mit der Post einige
Fehler gemacht werden können, die es erschweren oder sogar verhindern,
dass Ihre Bewerbung (rechtzeitig) beim richtigen Empfänger eintrifft,
sollten Sie folgende Tipps beachten, sobald Sie für Ihre Bewerbung den
herkömmlichen Postweg wählen:
* Alle postrelevanten Ratschläge für das
Zusammenstellen und Kuvertieren Ihrer Bewerbung finden Sie am
Anfang des Kapitel zu den Bewerbungsunterlagen.
* Achten Sie bei der Briefaufgabe besonders
darauf, dass Sie Ihre Bewerbung ausreichend frankieren.
Vor allem wenn Sie Ihre Anlagen etwas umfangreicher gestaltet
haben, lassen Sie Ihren Brief im Zweifelsfall direkt am
Postschalter abwiegen und entsprechend frankieren. Unzureichend
frankierte Bewerbungen - die üblicherweise beim Empfänger
"nachverrechnet" werden - werden unter Umständen von den
Unternehmen gar nicht erst angenommen.
* Vermeiden Sie es, Ihre
Bewerbung eingeschrieben über den Postweg aufzugeben, da die
Empfänger dies als Zeichen Ihres Misstrauens werten könnten.
* Bedenken Sie, dass der
Postweg Ihrer Bewerbung mehrere Tage beanspruchen kann. Vor
allem wenn Sie auf Stellenausschreibungen in Printmedien
reagieren, sollten Ihre Unterlagen möglichst innerhalb einer
Woche nach Erscheinen des Inserates beim Empfänger eintreffen.
* Vergessen Sie ebenfalls nicht, Ihre eigene
Absender-Adresse am Kuvert für die Post sichtbar zu
vermerken. Nur unter dieser Bedingung kann Ihnen Ihre Bewerbung
im Falle der Unzustellbarkeit retourniert werden.
Wie Sie Ihre Bewerbung faxen können
Das Wichtigste gleich zuerst: Bewerben Sie sich NICHT
unaufgefordert per Fax!
Auch wenn das Faxen von Schriftstücken prinzipiell einige Vorteile
bietet (schnell und weit verbreitet), ist es absolut unüblich,
Bewerbungen ohne ausdrückliche Aufforderung von Seiten des Unternehmens
per Fax zu versenden.
Wenn Sie jedoch (vor allem im Rahmen eines
telefonischen Kontakts mit
einem potenziellen Arbeitgeber) ausdrücklich dazu aufgefordert werden,
Ihre gesamte Bewerbung oder auch nur noch fehlende Teile (bestimmte
Zeugnisse und Bestätigungen) per Fax ein- bzw. nachzureichen, beachten
Sie bei der Vorbereitung Ihrer Faxsendung folgende Empfehlungen:
* Eruieren Sie vor einem Faxkontakt immer den
Namen (und Titel) sowie die entsprechende Faxnummer jener
(personalverantwortlichen) Person, die Ihr Fax erhalten soll.
Führen Sie diese Daten tunlichst auch auf Ihrer Faxsendung an.
* Wenn Sie ein einseitiges - selber
erstelltes - Dokument (z.B. ein Bewerbungsschreiben) faxen,
führen Sie in den Empfängerangaben auf jeden Fall den Namen
Ihrer Kontaktperson sowie die entsprechende Faxnummer an.
* Bei mehrseitigen
Fax-Unterlagen empfiehlt sich die Erstellung eines separaten
Fax-Deckblattes mit folgenden Inhalten: Absender- und
Empfängerangaben (inkl. Ihrer eigenen Fax- und Telefonnummer für
eventuelle Rückfragen), Angaben zur Gesamtseitenanzahl (inkl.
Deckblatt), kurzer Begleittext sowie Inhaltsübersicht.
* Falls nach dem Versenden auf
dem Faxgerät keine ausdrückliche Bestätigung für die
erfolgreiche Durchführung (z.B. "Sendung OK") aufscheint,
erkundigen Sie sich im Zweifelsfall am besten telefonisch, ob
bzw. welche Teile Ihre/r Faxsendung angekommen sind.
Wie Sie sich via Internet bewerben
Immer umfangreicher werden die Möglichkeiten, die Ihnen das
Medium Internet von der Unternehmensrecherche - über die gezielte
Vorbereitung Ihrer Bewerbungsunterlagen - bis hin zum Austausch Ihrer
Bewerbungsinformationen bietet. Erfahren Sie daher im folgenden Kapitel
Wissenswertes rund um die Themen:
Wie Sie das
Internet im
Rahmen Ihrer Bewerbungen anwenden können;
Wie man über ein
Online-Formular
einen Bewerbungskontakt herstellt;
Wie Sie Ihre Bewerbung mit Hilfe Ihrer eigenen
Homepage
vorantreiben.
Wie Sie das Internet verwenden können
Auch für die gezielte Suche nach bestimmten Firmen-Websites im Internet
empfiehlt es sich, die gängigen Suchmaschinen (Google, Altavista,
Fireball u.ä.) einzusetzen. Das Medium Internet können Sie im
Rahmen Ihrer Bewerbungen vor allem für folgende Aktivitätsbereiche
nutzen:
Informationsrecherche rund um das
Thema Bewerbung:
* Unternehmensrecherche:
Falls Sie passende Firmen(adressen) für Ihre Initiativbewerbungen
suchen, können Sie dabei auch auf Online-Telefonverzeichnissen bzw.
Online-Firmendatenbanken zurück greifen. Auf Unternehmens-Websites
finden sich oft auch Hinweise auf aktuelle Arbeitsschwerpunkte und/oder
zukünftige Entwicklungen, die Sie auch in Ihrer Bewerbung
berücksichtigen können. Ganz allgemein bildet eine gründliche Recherche
über einen potenziellen Arbeitgeber in der Regel eine wichtige
Bewerbungs-Grundlage.
* Weiterbildung:
Im Internet finden Sie ein äußerst vielfältiges Bildungsangebot. Von
kurzen Vorträgen, über Wochenend-Seminare, bis hin zu mehrjährigen
Lehrgängen ist es dabei aber nicht immer leicht, den Überblick zu
behalten. In umfangreichen Weiterbildungsdatenbanken können Sie jedoch
durch die Eingabe von - für Sie interessanten - Stichworten schnell und
effizient passende Angebote finden.
Suche nach Stellenausschreibungen auf Webseiten von ...
* Online-Jobbörsen:
Da im Internet bereits eine Vielzahl sowohl von allgemeinen-, als auch
von berufs- und branchenspezifischen Jobbörsen mit teils großen
Qualitätsunterschieden existieren, sollten Sie vor allem bei jenen
Online-Stellenausschreibungen Vorsicht walten lassen, die kein
Veröffentlichungsdatum enthalten.
* Personalberatern und Personalleasing-Firmen:
Fast alle Firmen aus den Bereichen Personalsuche und –verleih bieten
heute ihre Dienste (auch) über das Internet an. Dabei wird Bewerbern
u.a. auch die Möglichkeit geboten, ihre Bewerbungsdaten/-unterlagen
gleich unmittelbar über die entsprechende Website (digital) in Evidenz
nehmen zu lassen.
* Zeitungen und Zeitschriften:
Nicht nur über/regionale Tageszeitungen, sondern auch Fachzeitschriften
und Branchen-Blätter präsentieren Ihre Stelleninserate oft auch im
Rahmen Ihrer Online-Ausgaben im Internet. Achten Sie dabei jedoch auf
das Datum der Erst-Veröffentlichung der Online-Ausschreibung.
* Unternehmen:
Viele - vor allem größere - Firmen veröffentlichen eigene
Online-Stellenmärkte auf ihren Firmen-Websites. Diese bieten Bewerbern
zumeist die Möglichkeit, gleich direkt über ein
Online-Bewerbungsformular mit
dem Unternehmen Kontakt aufzunehmen.
Verschiedene Arten der Kontaktaufnahme über das Internet:
Bewerbungen per Email
Fast schon durchgehend trifft man heutzutage im Rahmen der Bewerbung auf
Email-Adressen. Ob in Zeitungsinseraten, Internet-Jobbörsen oder auf
Firmen-Websites – die Kontaktaufnahme per Email wird durch die Angabe
einer Email-Adresse immer häufiger ermöglicht.
Bei Initiativbewerbungen sowie bei vielen Stellenbewerbungen, in denen
sowohl eine Email-Adresse, als auch eine postalische Anschrift angegeben
wurde, stellt sich immer wieder die Frage, ob man seine Bewerbung eher
per Post oder besser per Email versenden soll. Dazu der folgende
Ratschlag:
Heutzutage sollten Sie für Ihre Bewerbungen - wo immer dies möglich ist
und Sie über entsprechende (möglichst personenbezogene!)
Email-Kontaktadressen verfügen - dazu übergehen, die Email-Bewerbung
gegenüber der postalisch (per "snail-mail") überstellten Bewerbung zu
bevorzugen, da immer mehr Unternehmen diesen Transport-Kanal
bevorzugt bearbeiten und auf diesem Weg die entsprechende
Bearbeitungs-/Reaktionszeit (und damit auch Ihre Wartezeit)
deutlich verkürzt werden kann.
Berücksichtigen Sie dabei aber auch, dass bei der Email-Bewerbung durch
routinemäßiges Ausdrucken der Bewerbungsunterlagen und/oder durch
inkompatible/exotische Dateiformate der Arbeitsaufwand für einen mit den
neuen Medien noch wenig vertrauten Personalverantwortlichen auch
erheblich steigen kann. Lesen Sie also anschließend, wie Sie auch dieses
Risiko in Grenzen halten können ...
Verschiedene Arten und Elemente von Email-Bewerbungen:
Obwohl mit einer
Email-Bewerbung im Großen und Ganzen dieselben Informationen
transportiert werden, wie im Rahmen einer Briefbewerbung, gibt es
aufgrund der unterschiedlichen Transport-Medien doch einige Unterschiede
zu beachten. So setzt sich eine typische umfangreiche Email-Bewerbung
aus folgenden Elementen zusammen:
a) Das eigentliche - knapp gehaltene - Email-Einleitungsschreiben,
welches neben den Absender-/Kontaktangaben (meist in Form einer
abschließenden "Signature"), lediglich eine Begrüßung der
(personalverantwortlichen) Ansprechperson, einen kurzen Verweis auf die
als Attachment angehängten Dokumente (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben,
Anlagen) sowie die Verabschiedungsformel enthält.
b) Die im sogenannten "Attachment" angehängten eigentlichen
Bewerbungsunterlagen, die im Prinzip genauso aufgebaut werden, wie bei
der Post-Bewerbung (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, erforderliche bzw.
relevante Zeugnisse/Bestätigungen/Arbeitsproben).
Während sich die eben beschriebene Form
der Email-Bewerbung sehr an die Regeln der Post-Bewerbung anlehnt,
sollten Sie die Unterlagen für eine sogenannte Email-Kurzbewerbung
gänzlich neu konzipieren. Diese Kurzform einer Email-Bewerbung empfiehlt
sich am ehesten für eine erste Kontaktaufnahme, mit der zunächst einmal
Interesse geweckt werden soll und in der entweder eine weiterführende
umfangreiche Bewerbung angeboten oder eine baldige telefonische
Kontaktaufnahme angekündigt wird. Manchmal wird diese Bewerbungsform von
potenziellen Arbeitgebern auch ausdrücklich gewünscht/gefordert ...
Da Sie bei der Email-Kurzbewerbung den Text Ihres Bewerbungsschreibens
in das eigentliche Email integrieren, sollten Sie dabei folgende
Empfehlungen beachten:
a) Kürzen Sie den Inhalt des Bewerbungsschreibens auf die für diese
Bewerbung wichtigsten Informationen. Fassen Sie sich dabei kurz und
präzise, um dem eigentlichen Sinn und Zweck dieser Bewerbungsform
entsprechen zu können.
b) Auch wenn im Internet generell ein eher "lockerer" Umgangston
herrscht, sollten Sie in Ihrer Email-Bewerbung keinesfalls einen legeren
Ton anschlagen (zB Du-Wort u.ä. "Vertraulichkeiten"). Orientieren Sie
sich auch hier vor allem an der Sprache, die das Unternehmen auf der
eigenen Website bzw. in der Stellenausschreibung verwendet.
c) Schreiben Sie diesen Email-Text möglichst als "plain-text" (also
ohne jegliche Formatierungen) und eher nicht im HTML-Format; auch
wenn ein HTML-basierter Text (z.B. mittels Fettdruck oder
Unterstreichung) optisch ansprechender gestaltet werden kann, muss
derselbe beim Empfänger aber nicht in eben dieser Form dargestellt
werden, wodurch es zu unschönen "Formatierungs-Verzerrungen" kommen
kann.
d) Bei internationalen Bewerbungen sollten Sie sämtliche Umlaute im
Email-Text außerdem noch in die entsprechenden Buchstabenfolgen (ö-oe,
ü-ue, ä-ae, ß-ss) umwandeln.
e) An die Stelle des Briefkopfes sowie der
eigenhändigen Unterschrift tritt im Email-Text eine selber erstellte
abschließende "Signature", in der Sie Name, Anschrift und
sämtliche Kontaktmöglichkeiten in einer optisch ansprechenden Form
zusammenfassen.
f) Halten Sie bei dieser Kurzform das entsprechende Attachment möglichst
überschaubar, indem Sie zunächst einmal nur den Lebenslauf (am besten im
PDF-Format) anlegen und machen Sie zusätzlich noch das Angebot, - bei
Interesse – noch weitere/ausführlichere Bewerbungsunterlagen
nachzureichen. Auch einen weiterführenden Telefonkontakt können Sie
abschließend ebenfalls in Aussicht stellen.
g) Versenden Sie Ihre Email-Bewerbung zuerst zu Testzwecken an eine
webbasierte Email-Adresse (GMX, Hotmail, u.ä.) bzw. auch an die
Bewerbungsberatung.AT
. So
können Sie überprüfen (lassen), in welcher Form Ihre Bewerbung überhaupt
beim Empfänger ankommt.
Wissenswertes rund ums Attachment
Die Möglichkeit, im Rahmen eines Emails praktisch jede digital
speicherbare Information als sogenanntes "Attachment" transportieren zu
können, ist zwar einer der ganz großen Vorteile dieses Tranport-Mediums,
kann aber auch den/die Empfänger bei der Verarbeitung von eintreffenden
Emails mit möglichen Problemen konfrontieren. Beachten Sie also besser
die folgenden Empfehlungen, damit Sie mit Ihren Attachments möglichst
keinen Ärger bei potenziellen Arbeitgebern auslösen:
a) Verweisen Sie im Email-Text nicht nur darauf, welche Anlagen man im
Attachment findet, sondern auch in welchen Formaten (PDF, DOC, RTF, JPG,
GIF, ...) diese vorliegen.
b) Verwenden Sie – falls nicht anders vereinbart – möglichst das
Dateiformat PDF (Portable Document Format) für Ihre gesamten
Bewerbungsunterlagen, da es sich dabei um das am weitesten verbreitete
"plattformübergreifende" Dokumentenformat handelt.
c) PDF-Dateien (Portable Document Format) sind durch
die weite Verbreitung des Adobe-Acrobat-Readers (den Sie
hier gratis downloaden können) auch für Bewerbungsunterlagen
allgemein akzeptiert. Zum Erstellen von PDF-Dateien können Sie ebenfalls
(kostenlose) Freeware-Programme (z.B.
FreePDF)
einsetzen.
d) MS-Word-Textdateien (DOC) sind zwar bei
Bewerbungen als Format für den Email-Anhang ebenfalls recht verbreitet,
bergen jedoch die Gefahr des unwissentlichen (Makro)Virentransports. Die
in der Regel einfach veränderbaren/manipulierbaren Word-Dateien verfügen
außerdem - im Gegensatz zum PDF-Format- über keine echten
"Dokumenteneigenschaften" und stellen von daher auch nur "2.Wahl" bei
den Bewerbungs-Attachments dar.
e) Falls Sie Ihre Unterlagen mit einer aktuellen Version von MS-Office
erstellen und als Attachment versenden wollen, sollten Sie aus
Kompatibilitätsgründen beim Abspeichern eine ältere Word-Version (zB
Word 2000/2003/XP) verwenden, um derart zu gewährleisten, dass auch
Empfänger mit älteren Word-Versionen sicher auf Ihre Dateien zugreifen
können. Von der Verwendung des (aktuellen) DOCX-Formates (welches ab
Office2007/Word2007 als Speicher-Standard voreingestellt ist) ist wegen
der mangelhaften "Abwärts-Kompatibilität" derzeit noch dringend
abzuraten!
f) Versuchen Sie, dass Ihre gesamte
Email-Bewerbung (inklusive aller Attachments) möglichst nicht mehr als 2
Megabyte an Speicherkapazität benötigt! Zu große Dateien lassen sich
reduzieren, indem Sie z.B. die entsprechenden Dokumente lediglich in
Graustufen (statt in Farbe) und mit geringerer Auflösung (75 dpi reichen
in der Regel aus!) einscannen. Aber auch durch die Verwendung
"sparsamer" Dateiformate (z.B. JPEG oder GIF an Stelle von BITMAP) und -
nicht zuletzt - auch durch eine sinnvolle Reduktion des Anhangs lässt
sich diese 2-MB-Obergrenze in der Regel einhalten.
Wenn Sie selber nicht genau wissen, welche Arten von Email-Bewerbungen
in einem Unternehmen gefragt sind und/oder welche Attachment-Formate
berücksichtigt werden können, klären Sie diese Fragen am besten
telefonisch. Bei dieser Gelegenheit können Sie – falls erforderlich –
auch gleich den Namen Ihrer personalverantwortlichen Ansprechpartner in
Erfahrung bringen.
Bewerben über ein Online-Formular
Auf den meisten Online-Jobbörsen und auf den Websites von immer mehr
Personalberatern und Untenehmen können Sie sich (auch) bewerben, indem
Sie gleich unmittelbar ein vorgegebenes Online-Formular mit Ihren
Angaben/Daten ausfüllen und diese per "Knopfdruck" online versenden.
Diese Formulare sind in der Regel ganz ähnlich gestaltet wie
Personalfragebögen, welche zumeist im Vorfeld eines
Vorstellungsgesprächs ausgegeben werden. Bei der Ausführlichkeit solcher
Fragebögen gibt es jedoch erhebliche Unterschiede. Während auf der einen
Seite mit einigen Fragen lediglich die allerwichtigsten persönlichen
Qualifikationsdaten erhoben werden, wollen andere Firmen gleich über
mehrere Online-Seiten hinweg sämtliche Detail-Daten Ihres Werdegangs
samt der dazugehörigen Motive und Ursachen genau in Erfahrung bringen.
Die Vorteile von Bewerbungen über Online-Formulare liegen vor allem auf
der Seite der (potenziellen) Arbeitgeber. So lassen sich die - auf
diesem Weg standardisierten und digitalisierten - Daten einfacher
bearbeiten und selektieren. Sobald Kandidaten aufgrund dieser Angaben
für das Unternehmen interessant erscheinen, werden sie entweder gebeten,
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen nachzureichen oder auch gleich
direkt zu einem weiterführenden Gespräch eingeladen.
Ein wesentlicher Nachteil dieser Bewerbungsform besteht jedoch in der
Tatsache, dass Sie "heikle" Daten Ihres Werdegangs (relativ kurze
Firmenzugehörigkeiten, Zeiten der Beschäftigungslosigkeit u.ä.) oft
weder erklären noch kommentieren können. Auch die Möglichkeiten,
detailliert auf die für die Firma interessanten Punkte Ihrer
Qualifikationen/Kompetenzen hinzuweisen, sind in der Regel
eingeschränkt. Wenn Sie also im Internet auf ein derartiges
Online-Formular stoßen, können Sie zwar den ersten Bewerbungskontakt
darüber herstellen, Sie sollten aber - nach Möglichkeit (z.B. in einem
freien Textfeld oder telefonisch) - überdies versuchen, auch noch Ihre
vollständigen/ausführlichen Bewerbungsunterlagen nachzureichen.
Bei der Bearbeitung derartiger Online-Bewerbungsformulare
berücksichtigen Sie am besten folgende Empfehlungen:
a) Nehmen Sie sich zum Ausfüllen dieser Online-Formulare immer genügend
Zeit, da auch bei diesen Angaben jegliche Rechtschreib-, Tipp- und
Oberflächlichkeitsfehler ebenso tabu sind, wie in allen anderen
Bewerbungsunterlagen.
b) Fertigen Sie zu Dokumentationszwecken noch VOR dem Versenden Ihrer
Daten einen Ausdruck des ausgefüllten Formulars (am besten mittels "Screenshot"-Erstellung
über die "Druck"-Taste) an. Auf diesem Weg können Sie zu einem späteren
Zeitpunkt (zB wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden)
noch nachvollziehen, welche konkreten Angaben Sie beim
Online-Erstkontakt gemacht haben.
c) Wenn Sie sich mittels Online-Formular für eine konkrete
Stellenausschreibung bewerben und auch nach zwei Wochen noch keine
Reaktion auf Ihre Formularbewerbung erhalten, erkundigen Sie sich am
besten gleich telefonisch nach Erhalt und einer weiteren
Berücksichtigung Ihrer Bewerbungsangaben.
Präsentation über die eigene Homepage
Sie können für Bewerbungen prinzipiell auch Ihre eigene Homepage/Website
als Plattform einsetzen, auf der Sie Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen
für potenzielle Arbeitgeber ausführlich und übersichtlich präsentieren
können. Bei jedem kurzen Bewerbungs-Erstkontakt (per Email, Telefon oder
mit einem Online-Formular) können Sie dann mit der URL
(Internet-Adresse) auf die ausführlicheren Informationen auf Ihrer
Homepage/Website hinweisen. Beachten Sie bei der Erstellung einer
derartigen Bewerbungs-Website folgende Empfehlungen:
a) Stellen Sie Ihre Online-Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse,
Bestätigungen, Arbeitsproben, ...) ebenso sorgfältig zusammen, wie bei
einer ausgedruckten Bewerbungsmappe (Hardcopy).
b) Wenn Sie Ihre Unterlagen nur bestimmten/ausgesuchten Besuchern Ihrer
Seite zugänglich machen wollen, sollten sie diese "passwort-geschützt"
anlegen und die entsprechenden Zugangsdaten nur an jene
(personalverantwortlichen) Personen weitergeben, die auf Ihre Daten
zugreifen dürfen.
c) Auch für das effiziente Gestalten von Bewerbungs-Websites gilt:
"Weniger ist mehr". Setzen Sie daher Effekte dezent ein und
vernachlässigen Sie auch folgende Kriterien nicht: übersichtliche
Strukturierung, aussagekräftiger Inhalt, einfache Handhabung und kurze
Ladezeiten.
d) Kontrollieren Sie abschließend auch noch die Darstellung sowie die
Funktionstüchtigkeit Ihrer Bewerbungs-Website auf den verschiedenen
gängigen Internet-Browsern (v.a. Internet Explorer, Firefox und Opera).
Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Sie mit Ihrer Website immer auch
eine Arbeitsprobe ablegen. Vor allem im (Web-)Designbereich und
in vielen anderen kreativen Berufsfeldern lässt sich über die selbst
gestalteten Websites ein guter Eindruck über persönliche Stilrichtung,
Qualifikation und Kompetenz vermitteln. Aber auch wenn Sie sich
außerhalb des kreativen Bereichs bewerben, beweisen Sie mit Ihrer
Homepage, dass Sie sich mit dem Online-Medium offensichtlich gut
auskennen.
Schließlich können Sie in Ihre Bewerbungs-Website prinzipiell auch
verschiedene multimediale Darstellungsformen Ihrer Arbeitsproben
integrieren: Texte, Fotos, Audioaufnahmen, Kurzvideos, (interaktive)
Konzepte u.a.
Mit diesen verschiedenen multimedialen Technologien bieten sich für die
Gestaltung Ihrer Arbeitsproben auch zahlreiche und miteinander
kombinierbare Gestaltungsmöglichkeiten. Halten Sie sich aber bei der
Erstellung Ihrer Multimedia-Präsentation immer Ihr angestrebtes
Ziel vor Augen und beachten Sie zusätzlich, dass außerhalb des kreativen
Bereichs (Werbung, Marketing/PR, Multimedia u.ä.) diese Art der
Vorstellung leicht auch als unseriöse Spielerei abqualifiziert werden
kann. Überlegen Sie sich daher bereits VOR jeder
Präsentations-Erstellung, ob ein derartiger Aufwand in Ihrem Berufsfeld
überhaupt sinnvoll und zielführend ist und die anvisierten Adressaten
einen derartigen - nicht unerheblichen - Aufwand auch (ein-)schätzen
werden können ...
